En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Clicktopia (en adelante “el Responsable”) ha adoptado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el fin de garantizar la protección del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
Razón social: Clicktopia Domicilio principal: Colombia Sitio web:https://clicktopia.com.co/ Correo electrónico para protección de datos:info@clicktopia.com.co Área responsable: Departamento de Atención al Cliente y Protección de Datos
2. Marco Normativo
Esta política se fundamenta en:
Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho a la intimidad y habeas data)
Ley 1581 de 2012 sobre Protección de Datos Personales
Decreto 1377 de 2013 (reglamenta la Ley 1581 de 2012)
Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo)
Resoluciones y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio
3. Definiciones
Para efectos de esta política, se entenderá por:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
4. Principios Rectores
El tratamiento de datos personales en Clicktopia se rige por los siguientes principios:
Principio de Legalidad
El tratamiento de datos se realiza conforme a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen la materia.
Principio de Finalidad
El tratamiento obedece a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular.
Principio de Libertad
El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.
Principio de Veracidad o Calidad
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. No podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de Seguridad
La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
5. Datos Personales que Recopilamos
Clicktopia podrá recopilar, almacenar y tratar las siguientes categorías de datos personales:
Datos de Identificación
Nombres y apellidos completos
Tipo y número de documento de identidad
Fotografía (cuando aplique)
Fecha y lugar de nacimiento
Nacionalidad
Género
Datos de Contacto
Dirección de residencia o correspondencia
Ciudad y departamento
Código postal
Teléfono fijo
Número de teléfono móvil o celular
Correo electrónico personal y/o corporativo
Datos Comerciales y Transaccionales
Historial de compras y transacciones
Productos o servicios adquiridos
Preferencias de compra
Datos de facturación
Información de pagos (a través de pasarelas de pago certificadas)
Número de orden de compra
Dirección de entrega
Datos de Navegación y Uso
Dirección IP
Tipo de navegador y versión
Sistema operativo
Páginas visitadas
Tiempo de permanencia
Fecha y hora de acceso
Cookies y tecnologías similares
Datos Laborales (para proveedores y colaboradores)
Cargo o posición
Empresa donde labora
Teléfono de oficina
Correo corporativo
Datos Sensibles: Clicktopia NO recopila intencionalmente datos sensibles tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biométricos o información financiera de tarjetas de crédito completas. En caso de requerirse excepcionalmente algún dato sensible, se solicitará autorización expresa y separada del titular.
6. Finalidades del Tratamiento
Los datos personales recopilados por Clicktopia serán utilizados para las siguientes finalidades:
Finalidades Principales (no requieren autorización adicional)
a) Ejecución de la relación contractual:
Procesamiento y gestión de pedidos
Coordinación de entregas y logística
Facturación y cobro
Gestión de pagos y contabilidad
Atención de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos
Gestión de devoluciones, cambios y garantías
b) Cumplimiento de obligaciones legales:
Responder requerimientos de autoridades judiciales y administrativas
Envío de información comercial, promocional y publicitaria
Ofertas especiales y descuentos personalizados
Noticias sobre nuevos productos y servicios
Invitaciones a eventos y lanzamientos
Comunicaciones de temporadas especiales
b) Análisis y mejora:
Estudios de mercado y análisis estadísticos
Evaluación de calidad del servicio
Encuestas de satisfacción
Análisis de comportamiento de compra
Desarrollo de nuevos productos y servicios
c) Gestión de relaciones:
Envío de felicitaciones en fechas especiales
Programa de fidelización y lealtad
Beneficios exclusivos para clientes frecuentes
Gestión de referencias y testimonios
d) Seguridad y prevención:
Auditorías de seguridad
Prevención y detección de fraudes
Gestión de riesgos operacionales
Protección de derechos de propiedad intelectual
7. Derechos de los Titulares
Como titular de datos personales, usted tiene los siguientes derechos:
a) Derecho de Acceso
Conocer, solicitar y consultar de forma gratuita:
Qué datos personales tenemos sobre usted
Para qué finalidades los utilizamos
Con quién los hemos compartido
Cómo se han obtenido sus datos
b) Derecho de Actualización
Solicitar la actualización de sus datos personales cuando estos estén incompletos o desactualizados.
c) Derecho de Rectificación
Exigir la corrección de datos personales inexactos, erróneos o equivocados.
d) Derecho de Supresión
Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando:
No sean necesarios para las finalidades para las cuales fueron recopilados
Se haya superado el tiempo de conservación
Exista un uso indebido o no autorizado
El titular revoque su autorización y no exista obligación legal de conservarlos
e) Derecho de Revocación
Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales en cualquier momento, siempre que no exista una obligación legal o contractual que lo impida.
f) Derecho de Oposición
Oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando no haya otorgado autorización o cuando existan motivos fundados y legítimos relacionados con su situación particular.
g) Derecho a Presentar Quejas
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que sus derechos han sido vulnerados.
8. Procedimiento para Ejercer sus Derechos
Para ejercer cualquiera de los derechos antes mencionados, el titular o su representante legal deberá:
Paso 1: Presentar la Solicitud
Enviar una comunicación escrita a:
Correo electrónico:info@clicktopia.com.co Asunto: Solicitud de Derechos ARCO – Protección de Datos
La solicitud debe contener:
Nombre completo del titular
Tipo y número de documento de identidad
Dirección física o electrónica para recibir notificaciones
Medios de contacto (teléfono, correo electrónico)
Descripción clara y precisa del derecho que desea ejercer
Documentos que soporten la solicitud (si aplica)
Firma del titular o representante legal
Paso 2: Validación de Identidad
Clicktopia verificará la identidad del titular para garantizar que quien ejerce el derecho es efectivamente el titular de los datos o su representante autorizado. Podrá solicitarse:
Copia del documento de identidad
Poder especial o documento que acredite la representación (si aplica)
Paso 3: Respuesta
Una vez recibida la solicitud completa, Clicktopia responderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde la fecha de recepción.
Si la solicitud está incompleta o requiere información adicional, se solicitará al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción, indicando qué información debe completar. El titular tendrá dos (2) meses para aportar la información requerida.
Paso 4: Resolución
Si la solicitud resulta procedente, se dará cumplimiento en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la respuesta. Este plazo podrá extenderse justificadamente por ocho (8) días hábiles adicionales, previa comunicación al titular.
9. Autorización del Titular
El tratamiento de datos personales por parte de Clicktopia requiere el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Formas de Obtener la Autorización
La autorización puede ser otorgada a través de los siguientes medios:
a) Por escrito: Documento físico o digital firmado por el titular b) Oral: En conversación telefónica, dejando constancia mediante grabación c) Mediante conductas inequívocas: Al registrarse en el sitio web, marcar casillas de aceptación, o proporcionar datos de forma voluntaria para una finalidad específica d) Formularios físicos o digitales: Al momento de realizar compras o solicitar servicios
Contenido de la Autorización
La autorización informará al titular sobre:
Identidad del responsable del tratamiento
Finalidades específicas del tratamiento
Derechos que le asisten como titular
Carácter facultativo u obligatorio de la respuesta a las preguntas
Consecuencias de proporcionar o no los datos
Mecanismos para ejercer sus derechos
Excepciones a la Autorización
No se requiere autorización del titular en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales b) Datos de naturaleza pública c) Casos de urgencia médica o sanitaria d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
10. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes
El tratamiento de datos personales de menores de edad debe cumplir con los siguientes requisitos:
Responder al interés superior del niño, niña o adolescente
Asegurar el respeto de sus derechos fundamentales
Contar con la autorización expresa de los padres o representantes legales
Los datos sensibles de menores solo podrán tratarse cuando sea estrictamente necesario para salvaguardar su interés
Clicktopia se compromete a no recopilar intencionalmente datos de menores sin autorización de sus representantes legales.
11. Deberes del Responsable del Tratamiento
Clicktopia, como responsable del tratamiento de datos personales, se compromete a:
a) Garantizar al titular el pleno ejercicio del derecho de habeas data en todo momento b) Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular c) Informar debidamente al titular sobre las finalidades del tratamiento d) Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado e) Actualizar la información cuando sea necesario f) Rectificar los datos cuando sean inexactos g) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información h) Tramitar las consultas y reclamos en los términos legales establecidos i) Identificar cuando determinada información se encuentra en disputa por parte del titular j) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales k) Insertar en la base de datos la leyenda “información en disputa” cuando no haya sido posible acordar lo procedente l) Exigir a los encargados del tratamiento el cumplimiento de las medidas de seguridad m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad
12. Seguridad de la Información
Clicktopia implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales:
Medidas Técnicas
Cifrado SSL/TLS en todas las transmisiones de datos
Sistemas de autenticación robustos
Firewalls y sistemas de detección de intrusiones
Respaldos periódicos de información
Protección contra malware y virus
Monitoreo constante de seguridad
Medidas Organizacionales
Políticas de acceso restringido a la información
Cláusulas de confidencialidad con empleados y proveedores
Capacitación continua en protección de datos
Auditorías internas y externas de seguridad
Gestión de incidentes y plan de respuesta
Actualización periódica de protocolos de seguridad
Medidas Físicas
Control de acceso a instalaciones
Vigilancia y monitoreo de áreas críticas
Almacenamiento seguro de documentos físicos
13. Conservación de Datos Personales
Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados, teniendo en cuenta:
Datos comerciales:
Durante la vigencia de la relación comercial
Hasta 10 años adicionales por obligaciones legales tributarias y contables
Datos de marketing:
Hasta que el titular revoque su autorización
Máximo 5 años desde la última interacción con el titular
Datos de navegación:
Según lo establecido en la Política de Cookies (generalmente 24 meses)
Datos para cumplimiento legal:
Durante el plazo establecido por la ley aplicable
Una vez cumplido el propósito y plazo del tratamiento, y siempre que no exista obligación legal de conservarlos, los datos serán eliminados de forma segura.
14. Transferencia y Transmisión de Datos
Transferencia Internacional de Datos
Clicktopia podrá realizar transferencias internacionales de datos personales cuando:
a) El país de destino cuente con niveles adecuados de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio b) Existan cláusulas contractuales que garanticen la protección de datos c) Se cuente con autorización expresa del titular d) Sea necesario para la ejecución de un contrato con el titular e) Sea requerido por ley
Transmisión Nacional de Datos
Clicktopia podrá transmitir datos personales a terceros cuando:
Sea necesario para el cumplimiento de obligaciones contractuales
Los encargados del tratamiento garanticen niveles adecuados de protección
Exista autorización del titular
Se requiera por mandato legal o judicial
Terceros Receptores:
Empresas de mensajería y logística
Pasarelas de pago y entidades financieras
Proveedores de servicios tecnológicos
Proveedores de servicios de marketing (con autorización del titular)
Todos los terceros están obligados contractualmente a cumplir con la normativa de protección de datos y mantener la confidencialidad de la información.
15. Videovigilancia y Tratamiento de Imágenes
En caso de implementar sistemas de videovigilancia en instalaciones físicas, Clicktopia:
Informará mediante avisos visibles sobre la presencia de cámaras
Indicará la finalidad de la videovigilancia (seguridad de personas e instalaciones)
Limitará el acceso a las grabaciones a personal autorizado
Conservará las grabaciones según lo requerido legalmente
Protegerá las grabaciones con medidas de seguridad adecuadas
16. Responsable de Protección de Datos
Área responsable: Departamento de Atención al Cliente y Protección de Datos Correo electrónico:info@clicktopia.com.co Horario de atención: Lunes a Viernes de 8:00 AM a 6:00 PM, Sábados de 9:00 AM a 1:00 PM
El responsable de protección de datos es el encargado de:
Coordinar y velar por el cumplimiento de esta política
Tramitar las solicitudes de los titulares
Atender consultas y reclamos
Reportar a la alta dirección sobre cumplimiento normativo
Coordinar capacitaciones sobre protección de datos
17. Vigencia y Actualización
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación y permanecerá vigente hasta que sea modificada.
Clicktopia se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, dando aviso previo a los titulares a través de:
Horario de atención:
Lunes a Viernes: 8:00 AM – 6:00 PM
Sábados: 9:00 AM – 1:00 PM
19. Autoridad de Supervisión
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad encargada de velar por la protección de datos personales en Colombia.
Superintendencia de Industria y Comercio
Delegatura de Protección de Datos Personales Dirección: Carrera 13 No. 27-00, pisos 3 y 4, Bogotá D.C., Colombia Sitio web:www.sic.gov.co Línea gratuita nacional: 01-8000-910165 Correo electrónico:contactenos@sic.gov.co
Si considera que sus derechos han sido vulnerados, puede presentar una queja ante esta entidad.
20. Aceptación de la Política
Al proporcionar sus datos personales a Clicktopia, al registrarse en nuestro sitio web, al realizar una compra o al interactuar con nuestros servicios, usted declara que:
Ha leído, comprendido y acepta esta Política de Tratamiento de Datos Personales
Autoriza el tratamiento de sus datos conforme a las finalidades descritas
La información proporcionada es veraz, completa y actualizada
Comprende sus derechos como titular de datos personales y los mecanismos para ejercerlos
Clicktopia.com.co – Productos de Excelente Calidad
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales cumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables en Colombia sobre protección de datos personales.
